Gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA)

1. Doel

Deze overeenkomst regelt, in overeenstemming met artikel 28 AVG, de verwerking van persoonsgegevens die Erganos ("de Verwerker") namens de Klant ("de Verwerkingsverantwoordelijke") uitvoert als onderdeel van de Dienst. Het vormt een integraal onderdeel van de servicevoorwaarden.

2. Aard van de verwerking en de betrokken gegevens

Verwerking: hosting, structurering, tekstgeneratie, verzenden van berichten (e-mails, sms, posts) in opdracht van de Klant.

Betrokken gegevens: contactgegevens en uitwisselingen van de eigen klanten en prospects van de Klant (naam, e-mail, telefoon, berichtinhoud, facturen). Betrokkenen: de klanten, prospects en correspondenten van de Klant.

3. Instructies voor klanten

Erganos verwerkt deze gegevens alleen op basis van de gedocumenteerde instructies van de Klant, zoals blijkt uit de configuratie van de Dienst (inhuren van een AI-medewerker, autonomieniveaus, goedkeuringen). Erganos informeert de Klant indien een opdracht in strijd lijkt te zijn met de regelgeving.

4. Vertrouwelijkheid en veiligheid

Personen die bevoegd zijn om de gegevens te verwerken, zijn gebonden aan geheimhouding. Erganos implementeert de maatregelen die worden beschreven in het privacybeleid: encryptie tijdens de overdracht en in rust voor geheimen, isolatie per organisatie, auditlogboeken, minste privileges.

5. Subverwerkers

De Klant machtigt de subverwerkers vermeld in het privacybeleid (OVHcloud, Stripe, Resend, Twilio, Anthropic). Erganos informeert de Klant over elke wijziging in deze lijst en staat bezwaar op legitieme gronden toe.

6. Hulp en melding van inbreuken

Erganos helpt de Klant bij het reageren op verzoeken van betrokkenen en stelt de Klant zonder onnodige vertraging op de hoogte van elke inbreuk in verband met persoonsgegevens nadat hij zich ervan bewust is geworden, met de informatie die nodig is voor de eigen kennisgeving van de Klant aan de toezichthoudende autoriteit.

7. Het lot van de gegevens

Aan het einde van het contract verwijdert Erganos de gegevens die namens de Klant worden verwerkt, met inachtneming van de wettelijke bewaarplicht. De Klant kan de voorafgaande teruggave van de gegevens in een gestructureerd formaat aanvragen.

8. Audits

Erganos houdt de documentatie ter beschikking van de Klant die nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen en staat audits toe onder redelijke voorwaarden (frequentie, kennisgeving, vertrouwelijkheid).