Documentautomatisering
Zet uw documenten om in gegevens die u daadwerkelijk kunt gebruiken.
PDF's, scans, foto's, spreadsheets. De informatie die u nodig heeft, staat daarin; Erganos leest het, controleert het en plaatst het waar het thuishoort.
- TriggerDocument ontvangen
- AI-stapLeverancier, bedrag, BTW en referentie lezen
- ActieCijfers gecontroleerd aan de hand van uw administratie
- Google DriveGearchiveerd en verzonden naar de boekhouding
Automatisch gedaan
Waarom teams dit automatiseren
Nooit meer overtypen
De bedragen op de factuur komen in uw systeem terecht zonder dat iemand ze voorleest vanaf een tweede scherm.
Consistente archivering
Elk document komt op dezelfde plaats terecht, heeft dezelfde naam, waardoor het een jaar later vindbaar is.
Fouten komen vroeg aan het licht
Wanneer een bedrag niet overeenkomt met de bestelling of een referentie ontbreekt, wordt het document gemarkeerd in plaats van stilletjes gearchiveerd.
Wat u kunt automatiseren
De documenten die bedrijven meestal met de hand verwerken.
- Leveranciersfacturen lezen en leverancier, bedrag, BTW en nummer uitlezen
- Zet inkooporders om in records in uw systeem
- Haal belangrijke clausules en data uit contracten
- Lees ontvangstbewijzen gefotografeerd op een telefoon
- Importeer spreadsheets en CSV-exports zonder ze handmatig opnieuw te formatteren
- Archiveer alles met een consistente naam en mapstructuur
Automatiseringen + AI-medewerkers
Wanneer een stap beoordeling behoeft, neemt een AI-medewerker het over.
Lezen en archiveren is automatisering. Beslissen wat er moet gebeuren met een factuur die niet overeenkomt met de bestelling, is waar Emma tussenkomt.
Vragen die mensen stellen
Werkt het met scans en foto's?
Ja. Gescande documenten en telefoonfoto's worden op dezelfde manier gelezen als digitale PDF's, zolang de tekst leesbaar is.
Wat als een document niet de gebruikelijke lay-out volgt?
Documenten worden gelezen op basis van hun betekenis in plaats van op basis van een vaste positie, zodat een nieuw leverancierssjabloon het proces niet onderbreekt. Alles wat echt dubbelzinnig is, wordt naar een persoon gestuurd.
Waar worden de documenten opgeslagen?
Waar u ze ook bewaart: uw schijf, uw boekhoudprogramma, uw documentsysteem. Erganos slaat ze daar op in plaats van dat het een nieuwe plek wordt om te zoeken.
Een taak om te automatiseren?
Beschrijf die in uw eigen woorden, zoals u dat bij een nieuwe collega zou doen: we laten u weten hoe we die zouden automatiseren.
We antwoorden binnen één werkdag.